A Través del presente documento de POLÍTICA DE TRATAMIENTO Y PROTECCIÓN DE INFORMACIÓN Y DATOS PERSONALES (en adelante la “Política”)
se establece la regulación para los procesos de captura, recolección, almacenamiento, uso, circulación, divulgación y supresión de datos
personales en KNOWLEDGE INTEGRATION TOOLS SOFTWARE & CONSULTING LTDA (en adelante “Know IT ltda.”), proporcionando las herramientas
que permitan garantizar la autenticidad, confidencialidad e integridad de los datos e información en la compañía.
La política aplica para todos los titulares de información personal que sea utilizada y/o se encuentre en las bases de datos de la compañía
KNOWLEDGE INTEGRATION TOOLS SOFTWARE & CONSULTING LTDA – KNOW IT LTDA, quien actúa en calidad de responsable del tratamiento de dichos datos personales.
El artículo 15 de la Constitución de la República de Colombia establece que cualquier persona tiene derecho a conocer, actualizar y rectificar los datos
personales que existan sobre ella en banco de datos o archivos de entidades públicas o privadas. Igualmente, ordena a quienes tienen datos personales de
terceros respetar los derechos y garantía previstos en la Constitución cuando se recolecta, trata y circula esa clase de información.
La Ley Estatutaria 1581 del 17 de octubre de 2012 mediante la cual se expidió el Régimen General de Protección de Datos Personales, señala las condiciones
mínimas para realizar el tratamiento legítimo de los datos personales de los clientes, empleados y cualquier otra persona natural. El literal f) del artículo
18 de dicha ley obliga a los responsables del tratamiento de datos personales a “Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el
adecuado cumplimiento de la presente ley y, en especial, para la atención de consultas y reclamos por parte de los Titulares”.
El artículo 25 de la misma ley establece que las políticas de tratamiento de datos son de obligatorio cumplimiento y que su desconocimiento acarreará
sanciones. Dichas políticas no pueden garantizar un nivel de tratamiento inferior al establecido en la ley 1581 de 2012.
Que el Decreto 1377 de 2013, define la información que debe contener como mínimo las políticas de tratamiento de información.
KNOWLEDGE INTEGRATION TOOLS SOFTWARE & CONSULTING LTDA – KNOW IT LTDA respeta y garantiza los derechos de sus clientes, empleados y terceros en general.
Por esta razón adopta el siguiente manual de políticas y procedimientos de tratamiento de Información, de obligatoria aplicación en todas las actividades
que involucren, la recolección, el almacenamiento, el uso, la circulación y transferencia de esa información por cualquier medio físico o tecnológico
presente o futuro.
Esta política es de obligatorio y estricto cumplimiento para todos los funcionarios y/o terceros de
KNOWLEDGE INTEGRATION TOOLS SOFTWARE & CONSULTING LTDA – KNOW IT LTDA. Tanto el responsable como encargados de la información, entiéndase, empleados,
contratistas y terceros deben observar y respetar esta política en el cumplimiento de sus funciones y/o actividades aún después de terminados los vínculos
legales, comerciales, laborales o de cualquier índole. De igual manera, se comprometen a guardar estricta confidencialidad en relación con los datos tratados.
Cualquier incumplimiento de las obligaciones y, en general, de la política contenida en este documento debe ser reportado a:
bernardogerena@knowitcolombia.com
a) Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales;
b) Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento;
c) Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables;
d) Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento;
e) Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos;
f) Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento;
g) Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
La empresa responsable del tratamiento del dato personal:
El tratamiento de los datos personales estará contenido en la Política de Privacidad y Uso de información personal de cada uno de los
productos y/o servicios para los cuales apliquen para los Clientes y/o usuarios del portal de KNOWLEDGE INTEGRATION TOOLS SOFTWARE &
CONSULTING LTDA – KNOW IT LTDA incluida en la página WEB de la compañía:
http://www.knowit.com.co/politica-tratamiento-datos
De conformidad con lo establecido en el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012 y el decreto 1377 de 2013, el titular de los datos personales
tiene los siguientes derechos frente a la empresa KNOWLEDGE INTEGRATION TOOLS SOFTWARE & CONSULTING LTDA – KNOW IT LTDA:
La Ley 1581 de 2012 proporciona a toda persona titular de datos personales una serie de garantías, de verdaderos poderes jurídicos frente al responsable
de los datos personales, los cuales, tanto le garantizan el poder de decisión y control que tiene sobre la información que le concierne, como su derecho
a la protección de la misma. En adición, actúan como complemento del deber del responsable de cumplir con las obligaciones que le son impuestas en la Ley,
permitiéndole identificar aquellos casos en los que el tratamiento pudiera no resultar ajustado a los mismos.
Para el ejercicio de los derechos, quienes podrán actuar de conformidad con lo establecido en el artículo 14 de la Ley 1581 de 2012 y el decreto 1377 de
2013 son las siguientes personas: los titulares, los causahabientes, su representante o apoderado o las personas que actúen a favor de otro o para otro.
Cuando la solicitud sea formulada por persona distinta del titular y no se acredite que la misma actúa en representación de aquél, se tendrá por no presentada.
KNOWLEDGE INTEGRATION TOOLS SOFTWARE & CONSULTING LTDA – KNOW IT LTDA cuenta con una infraestructura administrativa destinada, entre otras funciones, a
asegurar la debida atención de requerimientos, peticiones, consultas, quejas y reclamos relativos a protección de datos, a fin de garantizar el
ejercicio de los derechos contenidos en la Constitución y la ley, especialmente el derecho a conocer, actualizar, rectificar y suprimir información
personal; así como el derecho a revocar el consentimiento otorgado para el tratamiento de datos personales.
Para consultas, reclamos, quejas o para el ejercicio de los derechos que le asisten como titular de información (Datos personales),
podrá comunicarse con bernardogerena@knowitcolombia.com.
Así mismo, usted podrá llamar a la línea de atención al cliente (57 1) 5 20 90 81 en el horario de lunes a viernes de 8:00 a.m. a 5:00 p.m.
El poder de disposición o decisión que tiene el titular sobre la información que le concierne, conlleva necesariamente el derecho de acceder y
conocer si su información personal está siendo objeto de tratamiento, así como el alcance, condiciones y generalidades de dicho tratamiento.
De esta manera, KNOWLEDGE INTEGRATION TOOLS SOFTWARE & CONSULTING LTDA – KNOW IT LTDA garantiza al titular su derecho de acceso en tres vías:
a) La primera, implica que el titular pueda conocer la efectiva existencia del tratamiento a que son sometidos sus datos personales.
b) La segunda, que el titular pueda tener acceso a sus datos personales que están en posesión del responsable.
c) La tercera, supone el derecho a conocer las circunstancias esenciales del tratamiento, lo cual se traduce en el deber de KNOWLEDGE INTEGRATION TOOLS SOFTWARE & CONSULTING LTDA – KNOW IT LTDA de informar al titular sobre el tipo de datos personales tratados y todas y cada una de las finalidades que justifican el tratamiento.
KNOWLEDGE INTEGRATION TOOLS SOFTWARE & CONSULTING LTDA – KNOW IT LTDA garantiza el derecho de acceso cuando, previa acreditación de la identidad del titular o personalidad de su representante, se ponga a disposición de éste, de manera gratuita, el detalle de los datos personales a través de medios electrónicos que permitan el acceso directo del Titular a ellos.
KNOWLEDGE INTEGRATION TOOLS SOFTWARE & CONSULTING LTDA – KNOW IT LTDA garantiza el derecho de consulta, suministrando a las personas que actúen
en ejercicio de este derecho, toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular.
Para la atención de solicitudes de consulta de datos personales KNOWLEDGE INTEGRATION TOOLS SOFTWARE & CONSULTING LTDA – KNOW IT LTDA. Garantiza,
que existen medios de comunicación electrónica y telefónica.
En cualquier caso, independientemente del mecanismo implementado para la atención de solicitudes de consulta, las mismas serán atendidas en un
término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho
término, se informará al interesado antes del vencimiento de los 10 días, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá
su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.
KNOWLEDGE INTEGRATION TOOLS SOFTWARE & CONSULTING LTDA – KNOW IT LTDA garantiza el derecho de reclamo, a las bases de datos para la corrección,
actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012 y demás
normas aplicables. El reclamo será tramitado bajo las siguientes reglas:
Si el reclamo recibido no cuenta con información completa que permita darle trámite, esto es, con la identificación del Titular, la descripción
de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer, se requerirá al interesado dentro
de los cinco (5) días siguientes a su recepción para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento sin que
el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
Si por alguna circunstancia KNOWLEDGE INTEGRATION TOOLS SOFTWARE & CONSULTING LTDA – KNOW IT LTDA recibe un reclamo que en realidad no debería ir
dirigido contra él, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos que mantiene KNOWLEDGE INTEGRATION TOOLS SOFTWARE & CONSULTING LTDA – KNOW
IT LTDA una leyenda que diga "reclamo en trámite" y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá
mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando
no fuere posible atenderlo dentro de dicho término se informará al interesado antes del vencimiento del referido, el plazo, los motivos de la
demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del
primer término.
La solicitud de rectificación, actualización o supresión debe ser presentada a través de los medios habilitados por KNOWLEDGE INTEGRATION
TOOLS SOFTWARE & CONSULTING LTDA – KNOW IT LTDA señalados en el aviso de privacidad y en este documento, y contener, como mínimo,
la siguiente información:
Los titulares de los datos personales pueden revocar el consentimiento al tratamiento de sus datos personales en cualquier momento, siempre y cuando no lo impida una disposición legal.
Se tendrán dos modalidades en las que la revocación del consentimiento puede darse. La primera, sobre la totalidad de las finalidades consentidas, esto es,
que KNOWLEDGE INTEGRATION TOOLS SOFTWARE & CONSULTING LTDA – KNOW IT LTDA deba dejar de tratar por completo los datos del titular; la segunda, puede sobre
algunos tipos de tratamiento determinados, como por ejemplo para estudios de mercado.
Por lo anterior, será necesario que el titular al momento de elevar la solicitud de revocatoria del consentimiento a KNOWLEDGE INTEGRATION TOOLS
SOFTWARE & CONSULTING LTDA – KNOW IT LTDA, indique en ésta si la revocación que pretende realizar es total o parcial. En la revocatoria parcial
deberá indicar con cuál tratamiento el titular no está conforme.
Habrá casos en que el consentimiento, por su carácter necesario en la relación entre titular y responsable por el cumplimiento de un contrato,
por disposición legal no podrá ser revocado.
El Titular o causahabiente sólo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante KNOWLEDGE INTEGRATION TOOLS SOFTWARE & CONSULTING LTDA – KNOW IT LTDA, de acuerdo al procedimiento anteriormente mencionado.
Todos los obligados a cumplir esta política deben tener presente que es responsabilidad de KNOWLEDGE INTEGRATION TOOLS SOFTWARE &
CONSULTING LTDA – KNOW IT LTDA cumplir los deberes que al respecto imponga la ley. Por ende, deben obrar de tal forma que cumplan
las siguientes obligaciones:
1. Deberes de KNOWLEDGE INTEGRATION TOOLS SOFTWARE & CONSULTING LTDA – KNOW IT LTDA respecto del titular del dato:
Cuando se envíen o transfieran datos a otro país será necesario contar con la autorización del titular de la información que es objeto de transferencia.
Salvo que la ley diga lo contrario, es presupuesto necesario la existencia de dicha autorización para efectuar la circulación internacional de datos.
En este sentido, antes de enviar datos personales a otro país, los obligados de cumplir esta política deberán verificar que se cuenta con la autorización
previa, expresa e inequívoca del titular que permita trasmitir sus datos personales.
Dicha transferencia de los datos personales se realiza únicamente a terceros con quien KNOWLEDGE INTEGRATION TOOLS SOFTWARE & CONSULTING LTDA – KNOW IT
LTDA tenga vínculo contractual, comercial y/o jurídico.
KNOWLEDGE INTEGRATION TOOLS SOFTWARE & CONSULTING LTDA – KNOW IT LTDA, en lo sucesivo y a quien le sean cedidos los derechos, le informa que el aviso de privacidad de tratamiento de sus datos personales puede consultarlo en www.knowit.com.co
Cualquier cambio sustancial en la política de Tratamiento, se comunicará de forma oportuna a los titulares de los datos a través de los medios habituales de contacto y/o a través de la página pública de KNOWLEDGE INTEGRATION TOOLS SOFTWARE & CONSULTING LTDA – KNOW IT LTDA, www.knowit.com.co
La presente política rige a partir del 05 de octubre de 2016.
Por regla general, el término de las autorizaciones sobre el uso de los datos personales por los clientes y/o usuarios se entiende por el término
de la relación comercial o de la vinculación al servicio y durante el ejercicio del objeto social de la compañía.
Las autorizaciones sobre los datos de los clientes y/o usuarios podrán terminar por voluntad de los mismos en cualquier momento.
Si la persona es un cliente activo de KNOWLEDGE INTEGRATION TOOLS SOFTWARE & CONSULTING LTDA – KNOW IT LTDA no se podrán usar sus datos para nada
diferente a la prestación del producto o servicio y para el ofrecimiento de renovaciones posteriores cuando el servicio tenga esta modalidad.
Cuando los términos de la política de privacidad y uso de información personal de cualquier de los servicios o productos contratados por un titular,
cambien en lo esencial, por regla general, en los servicios que tengan la opción de renovación se obtendrá en esta la nueva autorización. Para los demás
casos, se obtendrá la autorización en la forma establecida para cada política o aviso de privacidad o a través del medio usual de contacto entre la
empresa y los titulares.
Esta Política se publicará en la página oficial de Know IT ltda.
Es un deber de los empleados y colaboradores de Know IT ltda., conocer esta Política y realizar todos los actos conducentes para su cumplimiento, implementación y mantenimiento.
